Medan,DP News
Pemerintah Kota (Pemko) Medan memusnahkan Arsip dari tahun 1971 sampai arsip tahun 1987 di Bagian Umum Sekretariat Kota Medan Tahun 2019 di Balaikota Medan Jalan Kapten Maulana Lubis Medan. Pemusnahan dilakukan untuk mengurangi jumlah arsip in-aktif Bagian Umun Setdako Medan,Selasa(19/11).
Sekretaris Daerah (Sekda) Kota Medan, Wiriya Alrahman mengatakan, permasalahan yang sering dihadapi pengelola arsip adalah terjadinya penumpukan arsip dari waktu ke waktu. Hal ini tentu tidak terlepas dari sifat arsip yang menumpuk secara alami.
“Pemusnahan menjadi salah satu cara penyusutan arsip yang dilakukan secara sistematis dan terarah dengan berpedoman pada ketentuan dan peraturan yang berlaku,” kata Sekda.
Hasil pengamatan pemusnahan arsip dilakukan dengan menggunakan mesin penghancur kertas. Secara simbolis, Sekda memasukkan berkas arsip in-aktif ke dalam mesin penghancur kertas disaksikan Kadis Perpustakaan dan Kearsiapan Maya Fitriani serta perwakilan dari bagian Inspektorat Setdako Medan.
Dalam hitungan detik, berkas in-aktif yang dimasukkan Sekda telah hancur. Kemudian Sekda membuka tutup mesin penghancur kertas dan memperlihatkan berkas in-aktif yang dimasukkan tadi sudah hancur. Setelah itu akan dilanjutkan dengan penghancuran secara keseluruhan berkas in aktif tahun 1971 sampai tahun 1987.
Sekda Kota Medan ini mengintruksikan kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Medan agar dapat mengimbau organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemko Medan agar melakukan hal yang sama demi tertibnya administrasi kearsipan.
“Tentunya dalam rencana pemusnahan harus diikuti dengan ketentuan yang berlaku. Terlebih untuk arsip yang bernilai guna agar dijaga, disimpan dan dikelola dengan baik,” bilangnya.
Sekda juga mengajak semua OPD khususnya DPK agar dapat membangun sistem berbasis IT atau digital dalam menyimpan arsip. Hal ini, bilangnya agar setiap arsip dapat dengan mudah ditemukan dan tersimpan secara aman dalam sebuah aplikasi yang tersedia. Dengan demikian, nantinya jika diperlukan arsip tetap dapat dicari dan ditemukan meski yang dicari arsip di tahun-tahun lama.
“Sekarang ini kita sudah berada di era digital 4.0. Artinya segala sesuatu sudah berbasis digital. Maka alangkah baiknya jika dapat dibangun sistem penyimpanan arsip secara digital agar dapat membantu memudahkan pekerjaan kita. Sebab, meskipun pemusnahan berkas tetap dilakukan, namun soft copy tetap kita miliki dan dapat dilihat hanya dengan memasukan key word (kata kunci) arsip yang kita butuhkan,” paparnya.
Sekda kemudian mencontohkan negara Belanda masih menyimpan arsip-arsip bahkan yang telah berusia ratusan tahun dalam sistem penyimpanan digital. Sekda berharap, hal serupa dapat diterapkan agar penyimpanan arsip Kota Medan dapat diatur dan ditata dengan sebaik mungkin.
“Kalau semua sudah berbasis digital, tentu akan lebih mudah bagi kita mencari arsip yang kita butuhkan. Tidak ada salahnya kita mencoba, karena kehadiran tekhnologi juga membantu meringankan pekerjaan kita. Semoga dapat menginspirasi kita semua,” ungkapnya.(Rd)
.jpeg)
